Un vez establecidos los objetivos pretendidos en la implementación de RCM3 detallado el alcance y aclarado y determinado el árbol jerárquico de activos, es el momento de comenzar la que realmente es la primera fase de la metodología RCM3: determinar las funciones de los activos incluidos en el alcance del estudio RCM3.

Existen dos tipos de funciones: las funciones específica, que están relacionadas con una especificación del ítem objeto de estudio (planta, área, sistema, subsistema o equipo) y las funciones generales, una serie de funciones que en general los ítem deben cumplir relacionadas con la seguridad, el aspecto visual, etc. y que normalmente no están basadas en una especificación.

Para poder definir las funciones generales, previamente hay que analizar las especificaciones o estándares que debe cumplir el ítem analizado, ya sea un equipo, y subsistema, un sistema, un área o la planta en su conjunto. Estas especificaciones pueden encontrarse normalmente en los manuales de los equipos, en las pruebas de aceptación, en los proyectos de ingeniería o son valores de referencia de operación. En ocasiones no se dispone de documentación detallada, por lo que hay que recurrir bien a buscar dicha información por otras vías, a estimarlas o incluso a saltarse este paso. Hay que recordar que las especificaciones se requieren para detallas las funciones, pero si es posible detallarlas con mayor o menor precisión sin necesidad de indicar las especificaciones es una buena solución saltarse este paso en algunos o en todos los ítems a analizar. Esta solución quitará precisión y rigor al estudio, pero en cambio hará ganar tiempo y evitará quedarse estancado justo al principio del proceso, cuando se requiere algo más de velocidad.

Las especificaciones son en general de cuatro tipos: relacionadas con suministros que el ítem requiere, relacionadas con condiciones de funcionamiento, con operaciones internas que el ítem realiza o con los productos o “salidas” del ítem analizado.

Las funciones derivan de las especificaciones. Para cada especificación hay asociada una y solo una función. Si en algún caso aparenta haber dos funciones asociadas a una especificación, en realidad se trata de dos especificaciones diferentes de las que derivan dichas funciones, y habrá que detallar ambas.